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No deje que el tiempo se le escurra entre las manos…
Autor: Gerencia Clínica (@programasAVE) | Fecha: 05-03-2015

Aprenda a administrarlo y a sacarle provecho

Hoy en día, el incremento y gran concentración de la población en las capitales y principales ciudades de un país, obliga a que el diario traslado de nuestros hogares al trabajo y viceversa, sea un punto arduo que debemos enfrentar para cumplir con nuestras responsabilidades, esto, aunado a todas las actividades y demandas a las que debemos responder, hacen que la administración o el manejo del tiempo constituya un aspecto fundamental en nuestras vidas tanto a nivel personal como laboral.

Ahora bien, en el ambiente laboral existen una serie de normas, limitaciones, responsabilidades y exigencias de diversa índole, que dificultan llevar a cabo una buena administración de nuestro tiempo. Personas dedicadas al estudio de este importante tema, han comprobado que una de las principales razones por la cual las metas que nos proponemos en nuestro día a día no se cumplen a cabalidad, radica en la incapacidad de administrar eficaz y adecuadamente nuestro tiempo, de ahí que por muy dispuestos, preparados y lo bien que hayamos trazado un objetivo, generalmente se nos dificulte alcanzarlo. El tiempo es una unidad constante en todo lo que hacemos, nada de lo que hagamos en el trabajo o en nuestros ratos de ocio escapa de él.

En el ajetreado mundo de hoy, el arte de aprender a organizar, planificar, programar, presupuestar y ubicar el tiempo, con el fin de generar un trabajo efectivo y mejorar la productividad se ha convertido en una parte crucial para muchos. Saber administrar el tiempo es la única manera de resolver las cosas tanto dentro de la empresa como en nuestra vida personal, para así hacer mucho más fácil el devenir diario.

Para aprender a gestionar el tiempo y a planificar bien nuestro trabajo, tanto a corto, mediano y largo plazo, es imprescindible identificar las metas, objetivos y prioridades que deseamos alcanzar, seleccionando las estrategias que más nos convengan para cumplirlas.

A continuación se especifican una serie de tips que sirven de herramienta para organizar su vida personal y profesional.

Consejos para aprovechar mejor el tiempo:

  • Transforme sus necesidades en metas y tenga en cuenta que éstas deben ser específicas, mensurables, alcanzables, realistas y oportunas, de lo contrario no servirán como meta de trabajo.
  • Una vez definidas sus metas plantéese una serie de actividades y estrategias que sean realizables y que en conjunto contribuyan a alcanzarlas.
  • Planifique por anticipado, esto ayudará a completar una tarea en menos tiempo. Esta planificación puede ser de tres tipos:
  • Corto plazo: puede ser diaria y/o semanal, esto aumenta la eficiencia general y forma el hábito de administrar el tiempo.
  • Mediano plazo: puede ser a treinta días, ya que permite prever y evitar posibles crisis antes de que se presenten o a seis meses que beneficia el logro de las metas a largo plazo.
  • Largo plazo: puede ser de uno, cinco o más años y brinda la dirección general que debe seguir para alcanzar sus metas más importantes.
  • Defina las prioridades, esto se convertirá en una herramienta útil para clasificar las actividades según su importancia, donde se sugiere realizar primero las tareas importantes y urgentes, luego las importantes y no urgentes, dejando para más adelante las menos importantes y urgentes, finalizando con las no importantes y no urgentes.
  • Aproveche y use la tecnología como una herramienta que le ayude en la administración del tiempo, en la actualidad existen varias como: agendas electrónicas, correo electrónico, celulares, computadoras personales, teleconferencia, pago on line de servicios, transferencias telefónicas, entre otras.
  • Lleve una agenda diaria y antes de acostarse apunte las actividades que debe hacer al día siguiente. En esa agenda anote las fechas que considere importantes (cumpleaños, aniversarios, celebraciones, etc.), así no las olvidará, ni lo tomará por sorpresa permitiéndole planificarse para estos acontecimientos.
  • Haga lo posible y antes de acostarse escoja y prepare la ropa del día siguiente; así mismo habitúese a levantarse media hora antes de la acostumbrada, esto aunado a los preparativos previos, le dará resultados satisfactorios y aligerara el resto del día.
  • Este siempre al tanto de la hora, para no perder el control del tiempo. Según los expertos, las horas más productivas durante el día son entre las 9 y las 11a.m., por lo que es recomendable planificar para esas horas las tareas más importantes.
  • Tanto en nuestro trabajo como en el hogar debemos aprender a delegar, los beneficios serán sorprendentes. Recuerde, en la casa todos los miembros deben tener actividades asignadas, considerando la edad, para colaborar en la organización del hogar.
  • Tenga siempre presente, que no todo puede ser trabajo por lo que de vez en cuando, es justo y necesario que dedique un buen rato para sí mismo, haciendo lo que más le guste, “desconectándose” de todos y de todo lo demás.

Esperamos que estos consejos le sean de ayuda en la administración efectiva de su tiempo, sin embargo, esto no representa una solución única o válida para todos los casos, cada uno de nosotros debe encontrar el método que mejor se adapte a sus necesidades, tomando en cuenta la actividad a la que nos dedicamos, el tipo y tamaño de la organización para la que trabajamos, nuestro carácter, edad y temperamento, nuestro estilo de vida, etc.

Por tanto, cada uno debe elaborar su propia solución, aquella que le permita evitar la dispersión, economizar y controlar el tiempo y de esta manera, centralizar sus esfuerzos en las tareas que debe asumir y las metas que se ha trazado.



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